Poslovni protokol
in Ksenija Benedetti


5. DECEMBER 2016

OD 10. DO 15. URE


Ljubljana, Slovenija

Planet GV, d.o.o., Likozarjeva ulica 3,
Ljubljana

POSLOVNI PROTOKOL MALO DRUGAČE

Vas je kdaj gost presenetil s prezgodnjim prihodom in vas spravil v zadrego?
Ste sprejeli gosta pri vhodu in se spraševali, ali morate stopati po stopnicah pred njim ali za njim?
Vas je nadrejeni vprašal za nasvet, kdaj naj izroči darilo gostu, pa niste vedeli?

Za odpravo takšnih in podobnih pripetljajev vas vabimo, da se nam pridružite na ekskluzivnem seminarju, ki ga vodi šefinja Protokola RS Ksenija Benedetti, ki vas bo vpeljala v svet poslovnega in tudi diplomatskega protokola. Vse z namenom, da vas pripravimo na različne situacije v poslovnem svetu, kjer se že v naprej izognete neprijetnim zadregam za vas, vaše nadrejene in vaše goste.

Seminar pa ni namenjen le vsem, ki želite o poslovnem protokolu izvedeti še več, temveč tudi tistim, ki želite potrditev, da ste na pravi poti. Spoznali bomo poslovni bonton v praksi.

Obogatite se z veščinami osebne odličnosti in se nam pridružite na seminarju!

Obogatite se z veščinami osebne odličnosti in se nam pridružite na seminarju!

Program

POSLOVNI PROTOKOL IN POSLOVNI BONTON

  • Uglašena pravila lepega vedenja in primernega videza
  • Besedno in nebesedno komuniciranje s partnerji, gosti …
  • Spoznajte moč prvega vtisa in ga ustrezno oblikujte (rokovanje, seznanjanje, naslavljanje)
  • Pisno komuniciranje (uradni dopisi, vljudnostna pisma, elektronska komunikacija …)
  • Zlata pravila oblačenja oz. kodeks oblačenja (oblačila za prosti čas, formalna in delovna oblačila, poslovna oblačila, večerne obleke)


SPREJEMI OD A DO Ž – V PRAKSI

  • Družabni dogodki s pogostitvijo
  • Vabila, opravičila, zahvale
  • Na mizi
  • Sedežni redi in oblika miz
  • Vedenje za mizo


POSLOVNA SREČANJA

  • Poslovni sestanki
  • Poslovni in protokolarni obiski v podjetju
  • Drugi poslovni dogodki
  • Urejenost poslovnih prostorov


PRAVO DARILO ZA NAŠE PARTNERJE

  • Osebna, promocijska darila, poslovna darila in protokolarna darila
  • Izročanje in izmenjava daril
  • Vrednosti daril



Izvlečki iz programa ...

NAJPOMEMBNEJŠE O POSLOVNEM PROTOKOLU


Moč prvega vtisa

Nikoli ne boste imeli druge priložnosti, da napravite prvi vtis, ki je nedvomno pomemben, vendar gotovo ne tako, da nam naslednjič ne bi bilo treba več paziti na vedenje.

Pri prvem vtisu so pomembni: zunanja podoba (kakšni smo videti - pravila oblačenja!), počutje (kako nastopamo) in govor (kako govorimo). Prvi vtis je nadvse pomemben tudi v poslovnih in diplomatskih stikih ter tudi v politiki. Najpomembnejši življenjski trenutki, kot so nastop pred izpitno komisijo, pogovor za zaposlitev, prvi dan na novem delovnem mestu, prvi obisk pri za nas pomembni osebi, prvi nastop pred novimi sodelavci, prvo srečanje s poslovnimi partnerji, lahko bistveno odločajo o naši prihodnosti.


Štirje namigi za prvi vtis so:

  • bodimo spočiti,
  • oblecimo najboljšo obleko, zlikano in čisto, v kateri se dobro počutimo,
  • izberimo raje nevtralne barve in nevpadljivo eleganco,
  • čevlji naj bodo klasični in zloščeni,
  • imejmo eleganten poslovni kovček ali usnjeno mapo.


Premagajmo strah pred nastopom

Med iskanjem pravih besed in pretokom idej nas lahko ovira strah pred nastopom. Tudi najbolj izkušeni govorniki so vsaj malo napeti, ko govorijo pred občinstvom in skoraj vsakdo med nami ima pred govorom tremo. Nekateri imajo napade panike, druge zvija v želodcu, tretje obliva vročina. Malce treme in kanček strahu ne škodi, sta celo zaželena, vendar le za zagon in spodbudo. Trema nas lahko tudi motivira za dober nastop. Nekateri igralci in glasbeniki trdijo, da so njihovi nastopi brez treme slabši od tistih pred katerimi imajo tremo.

Včasih začnemo na govorniškem odru ali tik preden stopimo nanj težko dihati, ko smo živčni, začnemo namreč dihati samo z gornjim delom pljuč. Zato med govorjenjem hlastamo po zraku, glas se nam poviša za oktavo in postane tresoč.

Ne mislimo na strah, če to zmoremo, Posvetimo se rajši ideji. Strah in trema, če ju je preveč, zmanjšujeta našo govorno moč in sploh željo po pripovedovanju. To poslušalci čutijo. Večina ljudi se proti strahu in nelagodju na odru bori s humorjem, poigrava se s pripomočki ali maha z rokami. Pomaga tudi, če izboljšamo govorni nastop.


Zlata pravila oblačenja in kodeks oblačenja

Zlata pravila oblačenja nam pomagajo spoznati, kako z obleko poudariti lepo in skriti pomanjkljivosti, upoštevaje našo starost, telesne značilnosti in okoliščine. Pri oblačenju ne pozabimo, da smo ženske, vendar z obleko vedno tudi poudarimo svojo strokovnost in profesionalnost; upoštevajmo kodeks oblačenja.

Če oblečemo prekratko obleko ali krilo, je to lahko bolj destruktivno kot učinkovito. V poslovnem svetu in diplomaciji se moramo načeloma izogibati pretirani zapeljivosti, blišču in premočnim vzorcem, pretesnim hlačam, preozkim in prekratkim krilom. Tudi pregloboki vratni izrezi niso najbolj priporočljivi. Prav zato imajo mnoge organizacije sprejet kodeks oblačenja.

Ljudje smo različno grajeni, zato smo lahko v nekaterih oblačilih videti smešni. Toda z njihovim izborom lahko nekatere spodrsljaje narave prekrijemo in telo optično približamo idealnim meram. Za to potrebujemo nekaj kritičnosti, znanja, predvsem pa občutka in poštenosti. Upoštevati moramo kodeks oblačenja in pravila oblačenja.


Poslovni bonton in vikanje ter tikanje

Z vikanjem izražamo spoštovanje do sogovornika in ustvarjamo distanco. Na začetku bi morali načeloma vikati vse ljudi, ki jih srečujemo na delovnem mestu, v uradnih okoliščinah in drugje (na banki, v uradih, trgovinah, restavracijah) in ki jih ne poznamo. Včasih, še ne tako daleč nazaj, se je starše vikalo, včasih celo onikalo. Onikanje se ne uporablja več, tikanje pa je pogostejše, kot je bilo. Vse več ljudi se tika, predvsem mladih, pogosto kar spontano. Sošolci, športniki, člani planinskega društva, tečajniki se pogosto takoj po prvem srečanju tikajo, ne da bi o tem izgubljali kaj dosti besed. Tikanje je izraz bližine, ne le sorodstvenih vezi.

Nanj načeloma preidemo po daljšem znanstvu na predlog višjega po položaju, starejše osebe ali ženske. Več v članku Poslovni bonton - Vikanje in tikanje.


SPREJEMI OD A DO Ž – V PRAKSI


Druženje ob hrani in pijači

Gostitelj mora biti vljuden in prijazen. To je pogosto pomembnejše celo od kakovosti hrane. Na lokacijo, kjer bo obed, mora priti prvi, vsaj 15 minut pred napovedano uro, da sprejme goste. Če zamuja, mora to sporočiti, še preden pride prvi gost. Goste sprejme in pozdravi gostitelj (in gostiteljica, če vabita v paru). Sprejema jih ob vstopu v prostor, kjer bo sprejem ali obed (ali aperitiv, če bo ta v drugem prostoru), in se tam zadrži toliko časa, da pozdravi vse goste ob prihodu. Po njihovem prihodu se gostitelj (in gostiteljica) pridruži drugim gostom, pri vhodu pa ga zamenjajo sodelavci ali sorodniki, ki sprejemajo tiste goste, ki zamujajo. S točnostjo izražamo vljudnost in spoštovanje do gostitelja. Če smo povabljeni na uraden obed, ne bodimo pozni in tudi ne pridimo prezgodaj. Če predvidevamo, da bomo zamudili, gostitelju to čim prej sporočimo. Ko so gostje zbrani, jih gostitelj povabi k mizi. V zahodnih državah navadno moški damo, ki sedi desno od njega, pospremi za mizo. Ko sede gostitelj, sedejo tudi gostje.


Sedežni redi

Prednostni sedežni red v poslovnem svetu je drugačen od protokolarnega. Zato lahko včasih tudi »pozabimo« na prednostni vrstni red in ljudi razporedimo tako, da bodo najlaže komunicirali med seboj, vendar vseeno pazimo, da se predstavniki podjetja pomešajo z gosti približno enakega položaja. Gostitelj je vedno oseba, ki je najvišja po položaju. Za mizo sede tako, da ima njegov glavni gost, ki sedi nasproti ali desno od njega, lepši pogled na prostor (skozi okno). Glavnega gosta nikoli ne posedemo tako, da bi gledal v vrata, ampak tja navadno posedemo gostitelja. Tudi če sta na kosilu samo dva, si sedeta nasproti, tako da ima gost boljši sedež in lepši pogled na prostor.


Vedenje za mizo

Splošna pravila vedenja za mizo so:

  • preden sedemo za mizo, izključimo prenosni telefon;
  • na stol sedemo z leve strani; stol si primaknemo do primerne bližine k mizi, tako da se pri jedi ni treba sklanjati preveč naprej; za mizo sedimo sproščeno in naravno; suknjiča si ne slecimo in ne razrahljajmo kravate, dokler tega ne predlaga gostitelj; ženske za mizo torbico in rokavice odložimo na stol za hrbtom ali jo obesimo na naslonjalo stola; na mizi imamo roke samo do zapestja; komolce imamo ob telesu, ne razmaknjene, in se z njimi ne naslanjamo na mizo;
  • ne jemo preveč in preveč hlastno; jedi, ki pridejo na mizo, ne vonjamo; če je jed vroča, ne pihamo vanjo, ampak počakajmo, da se ohladi; ko nam jed ponudijo, vzamemo najbližji kos; ničesar, kar se je dotaknilo našega krožnika, ne smemo vračati v skupno posodo; naslednja jed se ne ponudi, dokler vsi za mizo ne pojedo prve; na krožnik si ne grmadimo hrane; jemo z zaprtimi usti, neslišno, juhe ne srebamo; če nam ponudijo hrano, do katere imamo odpor, jo vzemimo malo, čeprav je ne nameravamo pojesti; tudi če se izkaže, da hrana ni dobra, jo pustimo na robu krožnika in ne vzbujajmo pozornosti; če nam v usta po nesreči zaide kost, prislonimo vilice k ustom in jo izpustimo nanje, nato pa jo odložimo na rob krožnika; ko ne vemo, kako se kakšna jed je, počakajmo, da kdo drug začne, in ga nato posnemajmo;
  • med obedom ne vstajajmo od mize; uporaba zobotrebca ni preveč primerna; če je nujno, si z roko zakrijemo usta; za mizo je dopustno le obnavljanje rdečila na ustnicah, ničesar drugega; v restavraciji za odnašanje in pospravljanje posode skrbi natakar, nikar mu ne skušajmo pomagati.


POSLOVNA SREČANJA


Protokolarna pravila

Prihaja k vam na poslovni obisk zelo pomemben partner? Želite vsako točko njegovega obiska vnaprej pripraviti in uskladiti? Pozanimajte se o njegovih navadah in kulturi ter se na njegov obisk dobro pripravite. Že v naprej odpravite neprijetne zadrege, ki nastanejo zaradi nepoznavanja protokolarnih pravil (več v članku Protokolarni in poslovni obisk v podjetju) . Poslovni bonton in protokolarna pravila so vedno obstajala in bodo tudi v prihodnje. Imamo jih zato, da nas bogatijo v osebni odličnosti. Nikoli niso bila in ne bodo nekakšna zbirka umetnih pravil in predpisov, vselej so tesno povezana z življenjem.

Poznavanje protokolarnih pravil je osnova splošne kulture in razgledanosti. Kdor hoče biti uspešen v službi, družbi ali zasebnem življenju, mora obvladati oder, po katerem se giblje, da mu ne spodrsne, obvladati mora protokolarna pravila in poslovni bonton.

Poznavanje pravil, tako da postanejo del nas, je prispevek k sproščenosti in samozavesti. Če se jih ne spomnite, ravnajte po zdravi pameti, prijazno in sproščeno, vendar improvizacija ne sme prestopiti nevidnih meja splošnih protokolarnih norm. Meje so sicer zabrisane, vendar še vseeno obstajajo.

Pravila lepega vedenja temeljijo na upoštevanju ter spoštovanju drugih in so osnova uspešne komunikacije. Z njimi se vključimo v okolje, ki si o nas oblikuje mnenje glede na naše ravnanje, od nas pa je odvisno, kakšnega si bo oblikovalo.

Že odkar obstaja človek, obstajajo pravila, ki urejajo odnose med posamezniki, posameznika do skupnosti in skupnosti do posameznika. Mnoga še vedno veljajo, mnoga pa so se spremenila in posodobila. Prvi napisani kodeks o lepem vedenju izvira iz obdobja kitajske dinastije Han in je veliko starejši kot predpisi o ceremonialu ter etiketi na srednjeveški dvorih. Ta dokument, Knjiga ritualov - protokolarna pravila oz. poslovni bonton, je star okoli 2000 let in zapisan na lesenih ploščicah.


IZBERIMO PRAVO POSLOVNO DARILO


Namen obdarovanja

Obdarovanje je zelo stara navada in eden od najstarejših običajev na svetu. Skozi celotno obdobje ohranja enak cilj: nas razveseliti in pridobiti našo naklonjenost. Protokolarna darila in poslovna darila so poseben, privlačen in učinkovit medij, če ga znamo pravilno uporabiti. So potrditev uspešnega sodelovanja v preteklosti, pozornost v sedanjosti in utiranje poti v prihodnosti. Vedno so bila znamenje posebne naklonjenosti in posebnega spoštovanja.

Poslovno, promocijsko ali protokolarno darilo je odsev del živega organizma, sestavljajo ga darovalec, darilo in obdarovanec. Na podlagi poslovnih in protokolarnih daril prihaja tudi do medsebojnega spoznavanja, odkrivanja vrednot in posebnosti. Zato moramo oblikovati namen in izhodišča obdarovanja. Tako pridemo do vsebine posameznih daril. Odločitve za poslovna darila ali protokolarna darila niso preproste, če želimo z njimi doseči več kot le vljudnostno gesto. Pri izbiri darila moramo biti pozorni tudi na to, da poslovnim partnerjem ne podarjamo predragih daril, ki bi jim zaradi velike vrednosti nalagala obveznosti. Prav tako ni primerna pogosto obdarovanje brez povoda.

Zavrnitev darila je izjemoma sprejemljiva, včasih pa celo nujna. Če menite, da je neprimerno, da bi darilo sprejeli, ali da je darilo preosebno ali predrago in da obstaja možnost, da bi vas darilo kakorkoli kompromitiralo, ga takoj vrnite. Primerno je, da ob tem dodate sporočilo:«Najlepša hvala za darilo, ki ste mi ga dali, vendar ga žal ne morem sprejeti.« Tudi pri zavrnitvi darila je treba paziti, da ne užalimo darovalca.


Poslovno obdarovanje

Vodilo poslovnega obdarovanja je, da darilo ne konča v predalu ali celo v košu. Svoj namen bo doseglo, če ga bo poslovni partner z veseljem in pogosto uporabljal ali opazoval in če ga bo to spominjalo na dobro poslovno sodelovanje.

Podjetja, ki skrbijo za svoj ugled, oblikujejo strategijo in pravila pri izbiri, uporabi in izročitvi poslovnih daril. Treba je določiti realne potrebe, spoznati navade in želje poslovnih partnerjev, določiti prednostna merila pri izbiri daril, postopek pri zbiranju ter vrednotenju ponudnikov in oblikovati primerno ter lastno embalažo. Na koncu se je treba odločiti tudi, kakšna naj bodo embalaža darila, pojasnjevalno besedilo in certifikati o pristnosti darila. Sporočilo oziroma zgodba, ki jo vključuje darilo, ne sme biti oglas. Ustvarite zgodbo, ki o nas govori posredno, a učinkovito.

Kot poskus izogibanja izbiri neprimernih daril ali morebitnim zadregam ob izročanju daril, mnoga podjetja sredstva, namenjena za darila, darujejo v humanitarne namene. A donatorstvo nima z obdarovanjem poslovnih partnerjev nič skupnega. Zato s tem »težava« ni rešena.

Vsebina je povzeta iz knjige Protokol - Simfonija forme in vsebine Seminarja Poslovni protokol za vrhunska srečanja.



Predavateljica

 
Ksenija Benedetti

šefinja Protokola RS

Ksenija Benedetti je šefinja Protokola RS. Znanje in izkušnje prenaša na diplomate in poslovneže z osebnim svetovanjem, intenzivnimi treningi in seminarji na Planetu GV.

Ksenija Benedetti je leta 1990 diplomirala na Filozofski fakulteti. Istega leta se je zaposlila v Avditoriju Portorož, kjer je do leta 1998 opravljala funkcijo vodje kulturne dejavnosti. Leta 1997 je opravila podiplomski študij MBA in diplomirala na Centru Brdo pri Kranju.

Leta 1998 se je zaposlila v Metropol Group d.d. na mestu vodje protokola. Leta 1999 je diplomirala na London School of Public Relations. Ksenija Benedetti je bila julija 2000 imenovana za šefinjo Protokola Republike Slovenije. V času njenega vodenja se je zvrstilo kar nekaj zgodovinskih dogodkov v Republiki Sloveniji, kjer je sodelovala, jih protokolarno pripravila in izvedla, med njimi tudi prvi uradni kraljevi obisk, vrh Bush Putin in 9. srečanje šestnajstih predsednikov srednjeevropskih držav.

Ksenija Benedetti je soavtorica Kodeksa v Protokolu Republike Slovenije in priročnika ceremonialov v Protokolu Republike Slovenije. Septembra 2008 je Ksenija Benedetti izdala svojo prvo knjigo diplomatski in poslovni PROTOKOL - SIMFONIJA FORME. Ksenija Benedetti je bila 21. novembra 2013 s sklepom Vlade Republike Slovenije ponovno imenovana za šefinjo Protokola Republike Slovenije, za dobo petih let, z možnostjo ponovnega imenovanja.

Naroči knjigo

Protokol - Simfonija Forme, Ksenija Benedetti


Dodatna pridobitev na seminarju

Knjiga s celovitim, zaokroženim in zanimivim pregledom o poslovnem in diplomatskem protokolu

Diplomatski in poslovni PROTOKOL - SIMFONIJA FORME

avtorica Ksenija Benedetti


Dodatna pridobitev na seminarju

Knjiga s celovitim, zaokroženim in zanimivim pregledom o poslovnem in diplomatskem protokolu

Diplomatski in poslovni PROTOKOL - SIMFONIJA FORME

avtorica Ksenija Benedetti


Vsi udeleženci seminarja prejmete tudi knjigo Protokol - Simfonija forme.

V knjigi nam avtorica Ksenija Benedetti priporoča naj se vedemo v skladu z etiko, toda ne zapeto. Diplomatski in poslovni protokol je zanjo umetnost, igra barv, zvokov, besed in gibov, ki se zlivajo v osebno življenjsko skladbo.

Avtorici je poleg celovitega in zaokroženega pogleda sodobnih pravil protokola uspelo še več. S svojim življenjskim pogledom na svet ji je uspelo v protokol vnesti pravšnjo mero spontanosti, tiste pristne človeške energije, zaradi katere je lepo biti človek in zaradi katere se splača vlagati v protokolarna pravila.

Knjiga o poslovnem protokolu je zaokrožen in celovit pregled znanja. Koristen vodnik in priročnik, ki vam bo pomagal ustvariti prijaznejše, iskrenejše odnose in bo v pomoč vsakomur – vodilnim, državnim in javnim uslužbencem, tajnicam v podjetju, posameznikom … – v poslovnem in zasebnem življenju, ko želimo, moramo in hočemo pokazati naše mojstrstvo v obvladovanju pravil lepega vedenja.

Lepega vedenja nam ne more vsiliti nihče, če ga ne sprejmemo sami. V knjigah o pravilih lepega vedenja so lahko le priporočila, življenje pa narekuje, kdaj morajo postati obveznost. Vedeti je namreč treba, da - če so vsi drugi dejavniki izenačeni – je zmagovalec tisti, ki se bolj uglajeno vede. Naložba v uglajeno vedenja in komunikacije je v poslovnem svetu naložba, ki navadno ne stane skoraj nič, vendar je odločilna pri ustvarjanju dodane vrednosti in dobička. Pri zdajšnjih izenačenih možnostih, je uspešen le tisti, ki je boljši v malenkostih.

Kotizacija in prijava

Želim kupiti samo knjigo!
80 €

Cena že vključuje DDV.

Na podlagi prijave vam bomo poslali račun, ki ga poravnate v navedenem plačilnem roku. Kotizacijo lahko poravnate tudi pred prejemom računa na IBAN SI56 0292 1008 9918 850 (NLB d.d. , Trg republike 3, Ljubljana), sklic na št. 4005-matična št. plačnika.

Lokacija

Planet GV, D.O.O.

Likozarjeva ulica 3
1000 Ljubljana


Več informacij:

Planet GV, d.o.o.

T: 080 33 44

E: izobrazevanje@planetgv.si