Usposabljanje timov

Današnje poslovanje in današnji svet tvorijo medfunkcijski timi. Organizacija si ne more obetati prebojev brez sodelovanja prodajne, marketinške, organizacijske funkcije in še posebej ne brez sodelovanja informacijskega oddelka. Prepletanje poslovnih funkcij in sodelovanje ljudi med temi funkcijami bo v prihodnosti še naraščalo, kar postavlja pred izobraževalne managerje kot tudi vodje timov nov izziv in hkrati priložnost, da na podlagi izkušenj iz individualnega učenja oblikujejo in implementirajo učne izkušnje za dvig timskega učenja in hkrati postavijo nove standarde na področju timskega sodelovanja.


KLJUČNI IZZIVI IZOBRAŽEVALNEGA MANAGERJA PRI USPOSABLJANJU TIMOV


Horizontalno je »in«, vertikalno je »out«

Realnost današnjega časa je v tem, da s organizacije v marsičem drugačen kot so bile pred desetletjem. Nastajajo novi poklici, nove organizacijske vloge, zmanjšuje se birokracija in hierarhija. Organizacije postajajo vse bolj sploščene, vse manj je vertikalnih
karier in vse več horizontalnih. Toda večina zaposlenih je še navajena na vertikalne sisteme v organizaciji, kjer prevladujejo določene norme, kot so: številni podpisi dokumentov, več nivojev poročanja, »o vsem je treba vprašati šefa«, »zaščiti si hrbet«… Večina nas se je torej kalila in učila preživeti v vertikalnih sistemih. Toda podjetja prehajajo k timskim strukturam, kjer pa stari načini preživetja ne delujejo več.

Strategija uspešnih timov je: »Ljudi na prva mesta«, kar je dolgoročna strategija doseganja uspehov in torej ni vedno najhitrejša pot do rezultatov. Tako managerji velikokrat naredijo usodno napako med tranzicijo v horizontalne organizacije, ker so še vedno ujeti v stare vzorce razmišljanja kot so: »razmišljajmo vsi enako«, »treba je spoštovati organizacijske hierarhije po katerih poteka odločanje,« »bolje je biti tiho«, »raje sklonim glavo, kot se izpostavim«, »ne drezaj v stvari, kjer jih lahko dobiš po nosu«… V timsko usmerjenih organizacijah pa takšno razmišljanje preprosto ne vzdrži.


Več različnosti – več odličnosti
V areni usposabljanja timsko usmerjenih organizacij je tako največji izziv razvoj timov. Time namreč sestavljajo ljudje različnih osebnostnih tipov, različnih socialnih moči, različnih plač in bonitet, let izkušenj, funkcij, izobrazbene strukture… Še pred nekaj leti so bili udeleženci izobraževanja ljudje enakih funkcij in enake izobrazbene ravni, pogosto tudi ljudje z enakimi interesi. Izobraževalni managerji morate tako narediti povsem nov razmislek o tem, komu je izobraževanje namenjeno.Najhitrejša strategija je, da razmišljate o udeležencih kot o kolekciji individuumov, kjer so vsi različni in vsi odlični in kjer več različnosti prinese več odličnosti. Nikar pa ne razmišljajte o udeležencih kot o razredu. Razmišljajte o ljudeh, ne o rezultatih, razmišljajte kot antropolog in ne kot ekonomist.


Nov način programiranja
Najpomembnejše, kar se morajo naučiti oblikovalci izobraževalnih programov je, da pri programiranju (pripravi programov) ne razmišljajo več v okvirih učnih ciljev, ampak izobraževalne vsebine določa samo poslanstvo tima. Oblikovalci timskih programov morajo torej razmišljati zelo široko, oblikovati poslanstvo tima vzdolž poslovnih ciljev, ki niso neposredno povezani s povečanjem prodaje oz. doseganjem dobička. To so lahko povečanje kakovosti, izboljšanje procesov, dvig inovativnosti, oblikovanje servisnih storitev… Lahko bi rekli, da je prva skrb izobraževalnih managerjev pri oblikovanju timskih programov usposabljanja ta, da se bodo udeleženci počutili dobro. Velja si zapomniti, da dva najpogostejša razloga za neuspeh timov ležita v napačnih vodstvenih strategijah vodij timov, tudi v napakah pri usposabljanju timov.


Definicija uspešnega tima
Ena najzahtevnejših stvari je, kako definirati standarde uspešnosti tima, na eni strani tima kot celote, na drugi strani uspešnost posameznih članov tima. Guruji managementa želijo vse takoj pretovoriti v številke, kar sicer ni slaba ideja, če so pri merjenju le dovolj fleksibilni in pri tem razmišljajo tudi s pravo mero zdravega razuma. Treba se je zavedati, da imajo timi drugačno delo, kot ga običajno merijo analitiki in klasični evalvacijski vprašalniki po usposabljanju. Timi se odločajo drugače, rešujejo probleme drugače, komunicirajo drugače, imajo drugačne odgovornosti in zadolžitve ter sodelujejo drugače, kot ljudje v hierarhičnih
strukturah. Merjenje uspešnosti tima naj odraža te razlike. Dober začetek merjenja uspešnosti timskega usposabljanja je sodelovanje izobraževalnih managerjev in oblikovalcev programa pri definiranju pravega dela timov in zmožnosti njihovega
transferja v prakso. Prav tako je zelo priporočljivo, da izobraževalni manager in timski vodja ustvarita okolje, kjer se bodo člani tima lahko tesneje povezali, se učili s pomočjo coacha ter drug od drugega.


Razpršeni in virtualni timi
Vodenje usposabljanja timov, ki so razpršeni po vsej državi oz. po celem svetu ali timov, ki sodelujejo le virtualno, je milo rečeno izziv, ki mu ni para. Številne raziskave so namreč jasno pokazale, da člani virtualnih timov nujno potrebujejo tudi neposredna srečanja in da se učijo bolje ter hitreje rešujejo probleme v osebnem stiku. Po drugi strani se je tudi izkazalo, da imajo socialni stiki, fizično okolje in » normalen« ritem dela velik vpliv na uspešnost učenja. Razpršeni in virtualni timi nimajo teh privilegijev in potrebujejo posebne oblike treningov, da bi izpolnili učno poslanstvo. Izobraževalni managerji morajo tako dobro poznati kompleksne odnose med člani tima kot tudi njihove naloge ter se zavedati prednosti in pomanjkljivosti informacijske tehnologije.
Nekaj idej za grajenje virtualnih timov, ki jih priporoča organizacija ASTD so: dobro oblikovani urniki in obveznosti, ki jih ni mogoče prezreti on-line, načrtovanje časa za konstruktivno povratno informacijo med člani in vodjo tima, pripravljenost na takojšnjo izmenjavo učnih virov in takojšnje naslavljanje konfliktov. Usposabljanje razpršenih oz. virtualnih timov se mora osredotočati na razvoj teh veščin kot tudi graditi zaupanje ter timske procese. Večina organizacij pa prakticira tudi neposredna srečanja članov razpršenih ali virtualnih timov na delavnicah in konferencah, kjer se posvečajo predvsem razvoju socialnih interakcij.


PAST PRI USPOSABLJANJU TIMOV


1. Mavričnost sposobnosti in izkušenj članov tima

Usposabljanje timov je tudi za trenerje poseben izziv, saj se člani tima med seboj razlikujejo, hkrati pa posedujejo, v primerjavi z drugimi, tudi več različnih sposobnosti, ki so jih razvili v procesu timskega dela. To so predvsem sposobnost odločanja, vodenja medosebnih odnosov, pisnega in verbalnega komuniciranja, reševanja problemov, spretnost iskanja in uporabe informacij v timu in izven njega ter inovativno razmišljanje. Usposabljanje timov je tako za trenerje veliko bolj zahtevno kot usposabljanje posameznikov.


2. Naslavljanje tima kot celote vs. naslavljanje posameznikov

Kot izobraževalni manager lahko pričakujete, da vas bodo poklicali na pomoč v primerih, ko boste morali reševati probleme kot so: Usposobiti vodja, ki se boji voditi tim; nadomestiti je potrebno člana tima, tim pa zato nima načrta; podrto je zaupanje v timu; neenakomerno opolnomočenje in prispevki članov tima; kako ravnati s konfliktnimi člani tima; nekreativno reševanje problemov; neprimerno vedenje v timu; pomanjkanje odgovornosti. Pri soočanju s takšnimi ali drugačnimi izzivi mora izobraževalni manager znati naslavljati tako celoto, torej tim, kot posamezne del, torej posameznike – člane tima, kar še zdaleč ni lahko. Praviloma ljudi
zanimajo njihovi lastni problemi in ne problemi tima in od izobraževanja pričakujejo predvsem rešitev svojih težav.


3. Napake so prijateljice timskega usposabljanja

Guru kakovosti W. E. Deming je zapisal: »Strah ne sodi na delovno mesto«. Njegova tri najpomembnejša sporočila so, da se moramo pri delu tudi zabavati, da je managerjeva glavna naloga ustvarjati okolje, v katerem bo vsak posameznik ponosen na svoje delo in da je učenje pri delu naloga vsakogar. Poudarek je torej na sistemu stalnih izboljšav, kjer se učimo tudi s pomočjo
napak. V takem sistemu so torej napake dovoljene. Brez napak namreč ni inovacij. Birokratsko in hierarhično usmerjene organizacije imajo velik izziv pri prehodu na timski način razmišljanja, saj še vedno veliko njih na klasičen način, le da s sodobnimi napravami, meri delovno uspešnost, kjer pa so napake strogo prepovedane in sankcionirane. Zagotovo ni lahko spremeniti pogleda na delo, ki naj bi bilo v novi paradigmi timskega usposabljanja, zabavno, raziskovalno, povezovalno in kjer se ceni ekperimentiranje in so dovoljene napake. Izziv izobraževalnega managerja torej je spremeniti pogled na napake, ki so pravzaprav največje prijateljice učenja.


4. Omejen budžet in osebje

Praviloma budžet za izobraževanje ni nikoli dovolj velik, prav tako bi si verjetno vsi želeli še več osebja. Pri usposabljanju timov se boste soočali z izzivom spremembe korporacijskega mišljenja, kar zahteva velika vlaganja tako energije kot denarja. Le redko kdo vam bo v začetku namreč verjel napr., da je delanje napak »dobro«. Toda naj vam to ne vzame poguma. Komuniciranje, komunicirajte in še enkrat komunicirajte, tudi s kratkimi slogani, ki jih lahko nalepite po vaši organizaciji. Vključite v oblikovanje
programa tudi člane tima, programerja in trenerja, tako boste ob pomanjkanju osebja pridobili nove vire moči. Delajte s člani tima posamično kot tudi s timom kot celoto. Poiščite si zunanjega svetovalca, ki vam lahko pomaga pri reševanju kompleksnih izzivov.


PRIPOROČILA ZA MERJENJE USPEŠNOSTI TIMOV


Merjenje dosežkov timov kot tudi merjenje dosežkov posameznikov je zelo pomemben sestavni del sistematičnega in organizacijskega pristopa k razvoju timov. Izobraževalni manager mora biti vključen v merjenje uspešnosti timov, saj lahko le tako pridobi potrebne informacije za oblikovanje programov izobraževanja in usposabljanja timov.

  1. Uspešnost tima je odvisna od tega, kako uglašeni so člani tima med seboj. Oblikujte merski instrument in merske lestvice na način, da boste zbrali mnenja in jih ocenite na skali od 1 (nikoli) do 7 (vedno). Veliko lažje je podati mnenje v obliki številk kot z besedami.
  2. Pri ocenjevanju uspešnosti timov se naj merijo zlasti naslednji procesi:
    • Uporaba virov
    • Komunikacija
    • Osredotočanje in preusmerjanje
    • Upravljanje časa
    • Odločanje v timu
    • Reševanje problemov
    • Komuniciranje navzven (izven tima)
  3. Pri merjenju uspešnosti tima si morate pridobiti tudi kvantitativne podatke. Spodaj naštevam nekaj virov za pridobitev »trdnih« podatkov:
    • Večji ali boljši donos na produkt
    • Manj napak
    • Večja kakovost (manj izmeta)
    • Manj reklamacij
    • Večja prodaja
    • Večja marža
    • Hitrejša dobava
    • Krajši čas razvoja
    • Manj poškodb pri delu
    • Manj varstvenih intervencij
  4. Poskušajte meriti uspešnost timov vzdolž kvalitativnih kot tudi kvantitativnih meril in bodite pri tem realni ter kar se da objektivni. Zagotovite , da bodo pri oblikovanju kriterijev uspešnosti sodelovali tudi člani tima. Večina članov tima si za svoj tim želi uspeha kot tudi želijo sami uspeti v timu. Z njihovo vključitvijo v oblikovanje standardov uspešnosti boste kot izobraževalni manager naredili najboljši posel.
  5. Pomagajte si tudi s svojo socialno mrežo, najdite ljudi, ki imajo izkušnje s timskim delom in se učite od njih. Tudi poslovni časopisi in internet so dobri viri, da izveste še kaj novega o merjenju uspešnosti timskega dela in kako lahko te meritve učinkovito uporabite za oblikovanje in izvedbo programov usposabljanja v timu.

Želite biti redno obveščeni o naših izobraževalnih dogodkih?

Prijavite se na naše e-novice