Sodelovanje z zunanjimi izobraževalnimi organizacijami

Na trgu je veliko izobraževalcev in svetovalcev z dobrimi produkti in storitvami. V času ekonomske negotovosti je mnogo talentiranih posameznikov izstopilo iz korporacijskih struktur in se odločilo za samostojno ter neodvisno pot. Tako lahko izobraževalni managerji najdete veliko zanesljivih sodelavcev, ne da bi jih morali imeti na plačilni listi. V času zmanjševanja stroškov, so torej usposobljeni zunanji izobraževalci in svetovalci več kot dobrodošla pomoč pri vodenju in upravljanju
izobraževalne funkcije. Zato smo za vas tokrat pripravili nekaj napotkov za sodelovanje z zunanjimi izobraževalci in svetovalci. Na kaj morate biti pozorni in kako lahko skupaj z zunanjimi sodelavci ustvarite visoke dodane vrednosti in ob tem zaščitite intelektualne pravice enih in drugih.


KLJUČNI IZZIVI IZOBRAŽEVALNEGA MANAGERJA PRI SODELOVANJU Z ZUNANJIMI SODELAVCI

1. Analiza organizacijskih faktorjev za outsourcing; Ta izziv je povezan z osnovnim vprašanjem, »naredi ali kupi«, ki si ga zastavlja vsak izobraževalni manager, preden organizira učni
dogodek. Za to odločitev je treba izdelati formalno analizo organizacijskih faktorjev, ki govorijo v prid outsourcingu ali pa, ki vodijo k razvoju treninga znotraj podjetja oz. organizacije. Prvi najpomembnejši faktor te analize je skrbna preučitev potreb zaposlenih po novih informacijah in znanjih in kako to znanje prenesti v delovno okolje v prid organizacije. Raziskovanje potreb zaposlenih je
torej prvi faktor te analize, ki navadno govori v prid nakupu programa oz. učne rešitve na zunanjem trgu. Toda nekateri programi vsebujejo veliko intelektualne lastnine organizacije in bi po pravilu morali biti razviti znotraj organizacije. Toda morda nimate usposobljenega programerja izobraževalnih vsebin in boste morda želeli najeti nekoga od zunaj in pri tem seveda zaščititi konkurenčno prednost, ki jo je vaše podjetje gradilo več let. Temeljita analiza različnih učnih priložnosti in njihovega vpliva na
konkurenčno pozicijo organizacije vodi torej do temeljitega premisleka, kaj outsourcati in kaj ne.

2. Relevantnost obstoječih programov; Drugi pomemben dejavnik pri odločanju za zunanjega izobraževalca oz. svetovalca je relevantnost in starost vaših obstoječih programov. Če ste do sedaj imeli le klasično izobraževanje, si ga boste verjetno želeli nadomestiti z e- in video vsebinami, kot tudi preveriti ali so vse vsebine še veljavne za obstoječe procese v vaši organizaciji. V času neštetih učnih priložnosti si zaposleni zagotovo želijo hitrejše »pokušine« znanja v službenem času. Zagotovite torej, da bo vaš katalog izobraževanj ažuren in relevanten, tako glede vsebin kot tudi glede načinov učenja.

3. Papirologija pri najemu zunanjih sodelavcev; Glavni dokument s katerim boste privabili ustrezne zunanje sodelavce oziroma izobraževalce in svetovalce, je oblikovanje zahtevka za ponudbo. To še ni pogodba, ampak je dokument v katerem opišete, kaj potrebujete in kjer opišete svojo organizacijo. Zahtevek za ponudbo se pošlje v enaki obliki toliko potencialnim zunanjim izvajalcem, kolikor ponudb si želite pridobiti.

4. Vodenje zunanjih sodelavcev; Po izboru zunanjega partnerja in sklenitvi pogodbe z njim, se sodelovanje šele zares začne in pred vas postavlja nove naloge in aktivnosti vodenja zunanjih sodelavcev, ki se lahko v marsičem razlikujejo od vodenja notranjih sodelavcev. Najpomembnejše je, da zunanje sodelavce jasno in nedvoumno seznanite z vašimi pričakovanju, torej kaj od njih
pričakujete v smislu produktov, storitev, kako se naj vedejo v organizaciji, kako se bo njihovo delo promoviralo znotraj organizacije in kako se bo delo evalviralo. Vključite v vodenje zunanjih izvajalcev tudi vaše osebje. Pogosto pogodbo z zunanjim izvajalcem sopodpiše tudi eden izmed članov vašega osebja kot tudi eden izmed odjemalcev storitve oz produkta zunanjega izvajalca, s čimer se zagotovi transparentnost spremljanja dela zunanjega sodelavca.

5. Bodite odgovorna stranka oz. pogodbeni partner; Jasna komunikacija o tem, kaj želite, je pomemben prvi korak k temu, da postanete dobra stranka v pogodbenem razmerju. Tudi prepoznavanje stopnje stresa v vašem oddelku oziroma oddelku
pomembno vpliva na vašo vlogo stranke. Znati morate vzpostaviti pravo razmerje med upravljanjem sprememb ter uspešnim izvajanjem pogodbenega razmerja. Nikar ne pričakujte nemogoče oziroma več, kot je zapisano v pogodbi, kar je pogosta želja
pri sodelovanju z zunanjimi izvajalci. Poznati svoje prednosti kot tudi omejitve je prva zahteva na poti k temu, da postanete zares dobra stranka. Velja si zapomniti, da dobavitelji svojim najboljšim strankam dobavljajo najboljše produkte in storitve, kadar le to od njih zahteva manj časa in stroškov. Zunanji izobraževalci in svetovalci želijo narediti dobro delo za vas, zato potrebujejo vaše
sodelovanje. To pomeni v prvi vrsti, da ste odkriti, komunicirate storitve zunanjega izvajalca po celotni organizaciji, spodbujate dobre medosebne odnose med vašim osebjem in zunanjimi izvajalci in uporabite vse vaše vodstvene veščine ter poznavanje organizacijskih posebnosti, da peljete projekt proti želenemu cilju. Posvetite čas tudi zunanjim sodelavcem in jim podajte redno povratno informacijo, s tem boste pomagali tako njim kot tudi sebi zagotovili uspeh. Cenite njihov prispevek k učnim ciljem in bodite radodarni tudi s pohvalami za dobro opravljeno delo. In zapomnite si, od zunanjih izobraževalcev in svetovalcev se lahko
veliko nauči celotna organizacija, zlasti pa vi in vaše osebje.

TIPIČNA ZAHTEVA ZA PONUDBO VSEBUJE:
  • Opis podjetja – opisne informacije o velikosti in strukturi podjetja, organizacijskih procesih, tehnološki infrastruktur, trgu, produktih, storitvah, izjavo o poslanstvu ter viziji podjetja.
  • Vaše potrebe; povsem konkretne potreb po izobraževanju in še bolj pomembno, povsem konkretne in merljive rezultate, ki jih želite z izobraževanjem doseči.
  • Način spremljanja izvajanja programa – nadzor, povratna informacija, evalvacija, želen razvoj programa, oblikovanje urnika izvedb, izjava o zaupnosti podatkov…
  • Navodila zunanjim izobraževalcem in svetovalcem, kako odposlati ponudbo. Pri tem je pomembno navesti tudi kriterije po katerih boste ocenjevali prispele ponudbe, ali želite prezentacijo programa oz intervju z izvajalci in v kakšni obliki želite specifikacijo stroškov. Bodite povsem konkretni, še posebej pri oblikovanju kategorije stroškov, da jih boste lahko ustrezno in pošteno preverili pri prispelih ponudbah. Če želite od posameznega izvajalca le del dotične ponudbe, tega v ponudbi ne omenjajte; bodite odprti in vodite pošten proces izbora.
  • Redno informirajte management o stanju vaših zahtevkov in prispelih ponudb. Management mora vedeti, s kom se pogovarjate. Morda imajo pomembne informacije o bodočih dobaviteljih in njihovi zanesljivosti, ki jih vi nimate. Nikar ne delajte zahtevka za ponudbo sami, vključite management, vključite prodajni oddelek, naj še oni preverijo relevantnost ponudbe, vključite tudi IT oddelek, naj preveri ali je zahtevek za ponudbo v koraku s časom.
  • Zagotovite, da bodo vsi dobavitelji pravočasno obveščeni o pregledu ponudb in izboru. Obravnavajte vse prispele ponudbe z enako mero spoštovanja; morda boste nekoga, ki ste ga tokrat zavrnili, potrebovali že ob naslednji priložnosti.


KAKO POSTATI ODGOVOREN POGODBENI PARTNER?

Kot naročnik zunanje storitve ste vsekakor v prednosti pred zunanjimi izobraževalci in svetovalci, toda zato ni vaša odgovornost za vzdrževanje dobrega partnerskega odnosa nič manjša kot na strani zunanjih sodelavcev. Odgovorno vzdrževanje dobrih odnosov se začne že v fazi priprave zahteve za ponudb, in nadaljuje z izborom zunanjega sodelavca ter spremljanjem njegovega dela. Spodaj sem zbrala najpogostejše pritožbe zunanjih izobraževalcev in svetovalcev, ki manifestirajo neodgovorna dejanja naročnika.

  • Podinformiranost – Ne sledite, kaj vam ponujajo zunanji partnerji na izbranem področju
  • »Snopovstvo« – Nikoli niste nameravali podpisati pogodbe z zunanjimi izvajalci; z zahtevo za ponudbo ste šli ste le na lov za informacijami, kako zunanji izobraževalci oz svetovalci razmišljajo
  • Zahtevek za »tretjo ponudbo« – Zapravljanje časa zunanjih svetovalcev in izobraževalcev – zahtevek za ponudbo ste poslali le zaradi formalnosti javnega razpisa, ki zahteva, da pridobite tri ali več ponudb različnih izvajalcev, toda v resnici že imate izbranega svojega favorita.
  • Skrivno ekstra delo – Izza osnovne pogodbe na skrivaj dodate še manjše projekte ali z raznimi neumestnimi penali zmanjšate zaslužek izobraževalca oz svetovalca.
  • Ne podate pravočasne in uporabne povratne informacije; Outsourcani projekti napredujejo zaradi vključujočega sodelovanja in odnosa, ki se gradi na iskreni in uporabni povratni informaciji. Velikokrat pa opažamo da je procs povratnega informiranja zunanjim svetovalcem in izobraževalcem zelo slab
  • Ne omogočite dostopa do potrebnih informacij ali ljudi; Na primer ne podate celotnega pregleda produktov ali storitev oz ne zagotovite dostopa do ključnih dokumentov ali ljudi

Biti odgovoren poslovni partner pomeni, da pripravite zahtevek za ponudbo brez fige v žepu in ne prakticirate zgoraj opisanih praks, ker niso etične in vam znižujejo ugled ter načenjajo družbeno odgovornost.


Želite biti redno obveščeni o naših izobraževalnih dogodkih?

Prijavite se na naše e-novice